为进一步落实《关于转发天津市档案局 < 关于加强海河综合开发档案管理意见 > 》 ( 北政办 [2003]23 号文件 ) 的通知精神，更好地发挥档案工作在工程建设、生产经营管理、工程维护和改建扩建中的作用，确保海河综合开发基本建设项目档案的完整、准确、安全和有效的利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设项目档案归档要求与档案整理规范》行业标准及有关规定，并结合河北区工作实际特制定本实施办法：
一、组织领导
海河综合开发基本建设是一项涉及面广、时间跨度大、多层次、多角度的造福人类、惠及子孙的宏伟工程，因此必须加强组织领导工作。
1 、成立河北区海河综合开发基本建设项目档案工作协调小组，以保证档案工作的落实。协调小组成员单位：区建委、建设开发公司、房管局、内环公司、天兴公司、房建公司、档案局。
2 、建立组织网络：形成由区政府分管城建工作的领导牵头，档案行政管理部门监督指导，区属各城建单位主管负责和项目建设单位具体实施的四级组织管理网络。
3 、建立海河综合开发基本建设项目档案工作例会制度，定期汇总情况，分析进度，统筹工作。
二、登记备案
海河综合开发中形成的基本建设项目档案既是历史的记录，也是建设项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。为了及时掌握河北区区域内海河综合开发中基本建设项目档案工作情况，从 2003 年开始建立此项工作的登记备案制度。
1 、登记备案范围：凡是在河北区区域内海河综合开发的基本建设项目即：拆迁、新建、扩建、改建和技术改造等项目（工程）均属此范围。
2 、登记备案工作由区建委负责，按隶属关系组织登记。属于区属建设单位的，由该单位档案部门负责组织填写。属于民营、个体或其它性质的建设单位，应由区建委指派隶属业务主管部门在办理开工手续时进行项目登记备案工作。
3 、登记表一式三份，本单位、区建委、区档案局各存一份，以便及时了解项目及档案工作进展变化情况，此项工作由区档案局督导科负责监督落实（表附后）。
4 、项目主管部门档案人员应与区档案局互通情况，相互合作，共同做好海河综合开发基本建设项目登记备案工作。
三、规范要求
1 、基本建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时应当设立专门条款，明确规定有关方面提供竣工文件的套数、费用、时间等以保证全套项目文件材料、图纸完整归档。
2 、基本建设项目的归档范围：指项目的全套文字、图纸及各种载体的有关材料。包括（ 1 ）前期：工程项目开工前在立项、洽谈、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文字材料、图纸等。（ 2 ）施工：是项目施工过程中形成的反映施工情况的文字材料、图纸等。（ 3 ）竣工：主要是竣工图及项目竣工时形成的反映项目建设、安装过程的文字材料、图纸等。（ 4 ）验收：是项目竣工后试运行中和竣工验收所形成的文字材料及相关资料。
3 、收集、归档的责任：（ 1 ）基本建设项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件由建设单位各承办部门负责收集、整理、归档，交建设单位档案部门管理。（ 2 ）勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集整理，并按规定向建设单位移交。（ 3 ）建设项目在施工、安装、调试阶段形成的文件，总承包单位或各分包单位负责项目全部文件材料的收集、整理并向建设单位移交。（ 4 ）监理文件由监理单位收集、整理并向建设单位移交。
4 、项目档案整理参照标准
（ 1 ） GB/T11822-1989 科学技术档案案卷构成的一般要求。
（ 2 ）国家计委、国家档案局（国档联发 [1988]4 号）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》。
（ 3 ）国家档案局（国档发 [1992]8 号）《基本建设项目（工程）档案验收办法》。
四、跟踪服务
1 、档案行政管理部门要认真履行职责，发挥优势，利用现代化手段，采集、拍摄海河沿线拆迁、建设动态和过程，记录下珍贵的历史资料，区建委负责及时提供相关信息。
2 、加大执法监督的力度，严格依法行政。档案行政管理部门，要依法开展对项目档案的检查工作。每年都要联合区行政执法机关组织、邀请由人大代表、政协委员、执法监督员、执法员参加的执法检查，对违反《档案法》和国家有关档案工作规定的行为要依法进行查处。
3 、积极开展档案中介服务，为建设单位提供档案整理、代为保管、业务咨询、档案数字化加工等项业务服务。