总则

第一条 为加强河北区电子文件和电子档案的管理，确保电子文件和电子档案的真实性和完整性，更好地发挥电子文件和电子档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（ GB/T18894-2002 ）《电子公文归档管理暂行办法》 ( 国家档案局 6 号令 ) ，并结合我区的实际情况，特制订本办法。

第二条 本办法适用于河北区区级机关、街道、局、公司、团体及基层二级单位在公务活动中形成的，具有永久和长期保存价值的电子文件的归档与管理。企业电子文件的归档及管理可参照本办法执行。

 

术语

第三条 技术术语涵义：

㈠ 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

㈡ 归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

㈢ 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

㈣ 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

㈤ 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

㈥ 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

㈦ 真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

㈧ 完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

㈨ 有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 

管理职责

第四条 区 档案行政管理部门按统一领导，分级管理的原则，负责对各级党政机关、团体、事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督和指导。

各单位应按照本办法制定严格的电子文件归档管理制度、工作程序和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

第五条 电子文件从形成、收集、积累、鉴定、归档等 工作一般由承办的业务部门负责， 机关档案部门应对电子文件实行全过程管理与监控，提出电子文件归档的有关要求，保证归档电子文件的质量。

第六条 具有永久保存价值的电子文件，必须制成与其对应的纸质文件同时归档。并在内容、相关说明及描述上保持一致。

 

电子文件的收集

第七条 电子文件的收集：

㈠ 电子文件形成单位应指定专门机构和人员，负责电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。

㈡ 电子文件形成部门接受档案部门的监督、检查、指导。

㈢ 对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式均应尽量采用通用格式，本办法推荐的通用格式为：

文字型电子文件采用 XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、 DOC 、 WPS 格式；

图形电子文件采用 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；

图像电子文件采用 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；

音频电子文件应采用 WAV 、 MP3 格式。

视频和多媒体电子文件采用 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式；

数据库电子文件应采用 DBF 格式 ;

通用软件产生的电子文件，应标明其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，必须连同专用软件一并收集。

 

电子文件归档

第八条 电子文件的归档

㈠ 电子文件的归档范围、保管期限和密级的划分均参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。

㈡ 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

第九条 电子文件归档方式和归档时间

㈠ 归档方式 分为逻辑归档和物理归档两种。

㈡ 归档时间 逻辑归档可以实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

第十条 本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 存储电子文件的载体或装具应贴有标签，并注明单位名称、全宗号、归档年度、存储日期、存储电子文件件数等。

第十一条 归档的电子文件由文件形成部门和档案管理部门按年度填写《归档电子文件登记》（参见附录表 1 ），并以件为单位填写《归档电子文件登记表》续页（参见附录表 2 ）。

归档载体中的电子文件应以子目录形式进行存储，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名称 由十位字符组成，第一位字母表示归档电子文件，一般用“ W ”表示；第二位字母表示保管期限，“ Y ”为永久，“ C ”为长期，“ D ”为短期；第三至第六位字母表示类别（一般为年度），不以年度表示类别的，类别号据实填写；第七至第十位数字表示文件件号 。

电子文件的整理

第十二条 归档电子文件的整理按《河北区归档文件整理标准（暂行规定）》 [ 北档发（ 2002 ） 23] 规定的要求进行。

归档电子文件以件为单位整理

同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构 ( 问题 ) 或保管期限一年度一机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。

把通过分类的电子文件重新排列，依照归档电子文件元数据表（参见附表 3 ），填写必要的著录项目，对选著项可结合本单位电子文件的特点进行增减。

永久和长期保存的归档电子文件必须 制成机读目录和纸质目录，目录项目设置同 《归档电子文件登记表》（参见附录表 2 ）。

鉴定

第十三条 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位

 

文件的接收与移交

第十四条 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后移交本单位档案室或区档案馆，进行集中保管。检验内容包括：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、移交登记表等是否完整。

第十五条 各全宗单位将每年形成的电子文件，于转年 5 月份前，以逻辑归档或物理归档的方式移交本单位综合档案室或区档案馆集中统一保存。

 

归档电子文件的保管

第十六条 密切防范电脑病毒，确保电子档案信息不受侵袭；计算机硬盘保存和脱机保存的磁盘（光盘）相结合，并且做到保存电子文件的计算机与 Internrt 采取物理隔离，确保电子档案在复制过程中的信息安全。

第十七条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

环境温度选定范围： 17 ℃ ～ 20 ℃ ；相对湿度选定范围： 35 ％～ 45 ％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

第十八条 电子档案有效性保证

㈠ 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3 年。

㈡对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年档案馆（室）要进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10 ％，如发现问题应及时采取恢复措施。

㈢ 对归档载体上的电子文件，应每 4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4 年。

 

归档电子文件的利用与销毁

第十九条 归档电子文件的利用应注意以下事项：

㈠ 以归档电子档案载体不应外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子文件。

㈡ 利用时应使用拷贝件，对归档电子文件的使用应在权限规定的范围之内。

㈢ 利用时应遵守国家或部门有关保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施。

第二十条 归档电子文件的鉴定销毁

㈠ 归档电子文件的鉴定销毁，须参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并编制销毁清册且必须在办理审批手续后实施。

㈡ 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十一条 各单位档案室应按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附 则

第二十二条 本办法由天津市河北区档案局负责解释，如有与上级管理规定相违背之处，以上级规定为准。

第二十三条 本办法自 2006 年 1 月 1 日 开始执行。